Автоматизация бизнеса: зачем она нужна?

Главной проблемой при внедрении автоматизации является неправильное восприятие большинством людей этого процесса. Ведь обычно никто не задаёт вопрос, зачем брать на работу новых сотрудников, а эти ситуации очень похожи. По мнению экспертов сервиса для автоматизации управленческой отчётности «Финансист», автоматизация какого-либо процесса означает как бы взятие программного продукта на работу и делегирование ему определённых задач.

Рассмотрим ситуацию на примере выполнения классической рутинной задачи. Необходимо сформировать и консолидировать отчётные документы по управленческой деятельности. Во многих компаниях это обязанность финансового директора, в которую входит выполнение на регулярной основе одних и тех же действий и сбор данных из одних и тех же источников. Такая задача легко может быть делегирована другому специалисту или программному продукту.

Далее рассмотрим вопрос цены и эффекта, который получит компания. При этом нужно обратить внимание на проблемы, которые появляются внутри организации.

Для примера представим такую ситуацию. В определённый период времени у компании была выявлена большая дебиторская задолженность. Проблема решилась, но при этом возникла необходимость в выделении дополнительных ресурсов и людей. Затем в течение нескольких первых недель производился строгий контроль состояния дебиторки, всё было хорошо. На шестой неделе контроль ослабили, а спустя три месяца проблема вернулась.

Также в некоторых случаях финансовый директор или собственник компании, анализируя отчётные документы и показатели, обнаруживает проблему, которая ранее могла быть безболезненно решена, но на момент выявления уже требует определённых усилий.

Таких ситуаций можно было бы избежать при использовании системы автоматизации. Её функция в данном случае заключается в оповещении о наличии возможных проблем, что способствует экономии на ресурсах, которые обычно затрачиваются на их устранение.

Как объяснить это собственнику?

Специалисты сервиса для автоматизации управленческой отчётности «Финансист» выделяют четыре основных шага в рамках работы по убеждению собственника.

1. Анализ собственной работы и выявление задач, в процессе решения которых теряется большое количество времени.

2. Подготовка кейсов из деятельности организации, которые иллюстрируют убытки, понесённые бизнесом в связи с отсутствием автоматизации;

3. Оценка затрат и выгод организации в случаях, когда система внедряется и когда этого не происходит.

4. Подготовка полноценного отчёта и его представление руководителю или собственнику.