Автоматизация франшизы

Автоматизация франшизы что это

Автоматизация франшизы – это процесс минимизации ручного труда, на который предприниматели тратят 68% своего времени: на управление повседневными задачами. То есть автоматизация франшизы – это создание условий улучшения бизнес-стратегий и целей: в самых успешных малых предприятиях сотрудники не выполняют эти задачи — во всяком случае, вручную.

Вместо этого франчайзеры автоматизируют систему, а франчайзи свой офис, полагаясь на программное обеспечение для управления рутинной коммуникацией, вводом данных, документами, наймом и многим другим. Когда повторяющиеся, утомительные задачи автоматизированы, у сотрудников появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на стратегии и личном взаимодействии: той работе, которую лучше всего выполняют люди, а не программное обеспечение.

С появлением Интернета в качестве основной платформы для предоставления данных и услуг как людям, так и приложениям возникла новая проблема, требующая поддержки управления рабочими процессами. Это зрелая технология для автоматизации и контроля бизнес-процессов франшизы. Общей задачей развития системы документооборота в текущей хозяйственной деятельности является реализация принципов автоматического управления бизнес-системами.

Системы франшизы не состоят из чисто технических компонентов, но они объединяют как человеческую, так и человеко-компьютерную деятельность, и неавтоматические взаимодействия. Таким образом, реализация принципов автоматизации пойдет на пользу эксплуатационному поведению бизнес-систем и сделают вашу франшизу перспективной.

Коммуникация и рутинное общение

Электронная почта является самой большой нагрузкой для их бизнеса. Но хотя ответы на электронные письма являются неотъемлемой частью рабочего дня каждого специалиста, не каждое сообщение требует, чтобы вы написали оригинальный ответ. Вот как автоматизация может обеспечить быстрый доступ к рутинным электронным письмам, которые получает ваш офис.

Мгновенно отвечайте на запросы клиентов

Форма «свяжитесь с нами» на вашем веб-сайте не должна направлять клиентов в папку «Входящие», где их электронная почта может оставаться без ответа в течение нескольких дней.

Ожидание даже тридцати минут, чтобы установить контакт, снижает ваши шансы на квалификацию лида в двадцать один раз по сравнению с звонком в течение пяти минут, согласно исследованию управления реагированием на лиды. С помощью программного обеспечения для автоматизации ответ по электронной почте может быть отправлен, как только форма будет заполнена (или в течение любого периода времени, который вы выберете).

Включите раскрывающееся меню в форму, чтобы клиент мог классифицировать свое сообщение, например, как запрос нового клиента, вопрос, жалоба или запрос цены. Вы можете настроить программное обеспечение для отправки ответа соответствующим образом: в то время как запрос цены может вызвать электронное письмо с этой информацией, жалоба может отправить первоначальное электронное письмо с извинениями, а также предложить вам лично связаться с клиентом, чтобы узнать, как вы можете улучшить его опыт.

Пишите меньше повторяющихся писем

Большинство компаний неоднократно отправляют определенные электронные письма, например, ответы на часто задаваемые вопросы, информацию о ценах, инструкции по продукту или политики. Вместо того, чтобы тратить время на ввод нового электронного письма или даже на копирование и вставку старого электронного письма из папки «Входящие», вы можете отправлять ответы автоматически. Электронные письма могут быть отправлены как часть автоматизированной последовательности. Например, недавно приобретенный абонемент в спортзал может привести к отправке электронного письма с расписанием занятий в спортзале.

Автоматические электронные письма также могут быть отправлены в качестве ответа в режиме реального времени на входящее электронное письмо. Скажем, клиент запрашивает цену на новую услугу: вы можете добавить примечание к его контактной записи, которая вызывает предварительно письменный ответ по электронной почте, а также записать его запрос в вашу базу данных.

Эти автоматизированные электронные письма также не должны казаться автоматизированными. Используя несколько приемов — например, поля слияния, которые заменяют «Привет, имя» на «Привет, Стив», — электронное письмо выглядит так, как будто вы только что сели, чтобы написать его.

Автоматизация административных задач франшизы

Сотрудники, которые тратят большую часть своего дня на организацию документов и сбор информации о клиентах, могут сосредоточиться не на утомительных задачах, а больше на важных инициативах, когда административные задачи автоматизированы. Вот несколько идей:

Собирайте, систематизируйте и сегментируйте информацию о клиентах

Когда программное обеспечение для автоматизации интегрируется с вашим инструментом управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), вы можете быстро собирать информацию о клиентах и ​​добавлять ее в свою базу данных — без бумаги, сканера или ручного ввода данных. Если вы собираете информацию, прося контакты заполнить форму на вашем веб-сайте, данные автоматически загружаются в ваши записи контактов. То же самое верно, если вы берете информацию по телефону и вводите ее во внутреннюю форму в программном обеспечении.

Еще одно преимущество: используя программное обеспечение для автоматизации сбора данных о клиентах, вы также можете автоматически сегментировать своих клиентов в соответствии с информацией, которую они предоставляют. Допустим, у вас есть музыкальная школа, в которой есть уроки игры на гитаре, фортепиано и перкуссии.

Если клиент установит флажок, указывающий, что он интересуется гитарой, программа автоматически пометит его как гитариста. Таким образом, вы можете отправить ей нужную информацию, не забрасывая ее ненужными предложениями уроков игры на фортепиано.

Оптимизация повторяющихся задач

Некоторые задачи предназначены для выполнения вручную. Допустим, вы хотите разослать информационный пакет новым лидам или звонить франчайзи каждые три месяца, чтобы собирать статистику. Сами задачи нельзя автоматизировать, но процессы, ведущие к ним, можно.

Любой процесс, который ваш бизнес повторяет более нескольких раз, даже такой базовый, как сбор заказов на кофе, может быть встроен в автоматизированную последовательность, в которой программное обеспечение напоминает вам о выполнении задачи. Покупка вызывает напоминание написать благодарственное письмо, которое через три месяца вызывает напоминание о звонке для регистрации. Ваши заметки, календарь или память могут в какой-то момент подвести вас, но программное обеспечение для автоматизации поможет вам каждый раз помнить о задаче.

Тратьте меньше времени на бумажную работу!

Будьте в курсе котировок и выставления счетов

Предложение автоматически отправляется клиенту по электронной почте, и если он его принимает, оно превращается в заказ одним нажатием кнопки. Программное обеспечение для автоматизации, которое включает в себя платформу электронной коммерции, может автоматически списывать средства с кредитных карт клиентов за онлайн-заказы, подписки и покупки, сделанные по тарифному плану.

Еще одно преимущество автоматизации выставления счетов: вы можете настроить автоматическое действие — например, электронное письмо клиенту или напоминание о звонке — которое будет выполняться, когда кредитная карта в файле будет отклонена или срок ее действия скоро истечет. Программное обеспечение помогает вам быть в курсе неудачных платежей, чтобы вы могли получить платеж как можно скорее.

Внутри автоматизированной франшизы

Назначения

Планирование встреч и собраний может стать работой на полный рабочий день, особенно в мире, где каждый ведет полный календарь. Но программное обеспечение для автоматизации может играть роль планировщика, записывая встречи, напоминания и выполняя последующие действия в течение нескольких минут, а не часов, например:

• Автоматически назначать встречи;
• Отправляйте электронные письма до и после встречи;

Пропущенные встречи франчайзи означают упущенные возможности и доход для вашего бизнеса, но у вас и ваших сотрудников нет времени звонить или отправлять электронные письма каждому франчайзи по поводу их встреч. Используя программное обеспечение для автоматизации, вы можете запланировать отправку электронного письма с напоминанием и вашей политикой отмены в заранее определенное время, будь то за неделю или за день до встречи (или и то, и другое).

Отслеживайте эффективность собраний и встреч, пока информация еще свежа в памяти: отправляйте опросы, образовательные посты и видео или просто благодарите.

Система баллов

Новая программа поощрения может лучше согласовать интересы франчайзи и франчайзера. Эта новая система состоит из опционов (похожих на опционы на акции) и системы «баллов». Каждая точка будет иметь долларовую стоимость. Конкретные условия исполнения и соответствия договора франчайзинга будут четко определены, и каждому будет присвоено определенное количество баллов.

Система базовых комиссий за франшизу и роялти за франшизу будет упразднена и заменена системой поощрений с расчетом наличными.

Системы разрешения споров — суд, посредничество или арбитраж — будут отменены для конкретных условий соответствия и исполнения (в соответствии с Соглашением о франшизе), охватываемых вариантами. Франчайзи будет начисляться баллы за достижение поставленных целей, касающихся соответствия и производительности. Каждое очко будет стоить определенную сумму в долларах.

Франчайзи будет зарабатывать баллы за достижение конкретных целей, касающихся продаж, прибыли, эффективности, клиентского трафика, качества и т. д. Франчайзи будет подвергаться штрафам (потеря баллов) за несоблюдение условий Соглашения о франшизе, за - раскрытие информации о несоответствии и неудовлетворительной работе.

Если вы думаете, может ли ваш бизнес быть более эффективным, подумайте о любой задаче, которую вы или ваши сотрудники выполняете снова и снова. Возможно, это повторный ввод электронного письма, которое вы уже отправили четыре раза на этой неделе, просьба продавца подписать контракт или напоминание клиенту о завтрашней встрече. Даже если каждая задача занимает всего несколько минут, к концу недели эти минуты могут составить часы. Если вы повторяете процесс более нескольких раз, его стоит автоматизировать.

Автоматизация утомительных задач высвобождает драгоценное время и ресурсы, позволяя вам и вашей команде уделять больше времени работе над франшизой, а не во франшизе.