Финансист объяснил, как правильно контролировать дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность — это суммы, которые клиенты должны организации за предоставленные товары или услуги. Контроль за дебиторской задолженностью помогает поддерживать постоянный приток денег и финансовое здоровье компании.

В этом материале эксперт сервиса «Финансист» рассказал об основных методах контроля дебиторской задолженности и дал практические советы.

1. Кредитная политика

Одна из первых и самых важных мер для контроля дебиторской задолженности — это разработка чёткой кредитной политики. Она должна включать в себя критерии для предоставления кредита клиентам, условия оплаты, а также меры по взысканию задолженности.

Например, продавец-оптовик решил предоставлять товар в кредит только тем клиентам, которые работают с ними не менее года и имеют положительную кредитную историю. Условия оплаты — 30 дней с момента выставления счета. Если клиент нарушает условия, компания вводит штрафные санкции или ограничивает доступ к дальнейшему кредитованию.

Совет эксперта

Разработайте кредитную политику, которая учитывает особенности вашего бизнеса и отрасли. Убедитесь, что все сотрудники, которые работают с клиентами, знакомы с этой политикой и строго следуют ей.

2. Регулярный мониторинг дебиторской задолженности

Важно регулярно отслеживать дебиторскую задолженность, чтобы своевременно выявлять просроченные платежи и принимать меры для их взыскания. Этим может заниматься финансовый отдел предприятия. Например, сотрудники могут формировать еженедельный отчёт о состоянии дебиторской задолженности, где отмечены суммы, сроки оплаты и просроченные платежи. Так, если клиент задерживает оплату на 15 дней, ему отправляется напоминание. Если задолженность превышает 30 дней, подключается отдел по взысканию долгов.

Совет эксперта

Внедрите систему регулярного мониторинга, которая автоматически будет генерировать отчеты по дебиторской задолженности. В «Финансисте» рекомендуют использовать специальные программы для автоматизации этого процесса, чтобы сократить вероятность ошибок и ускорить обработку данных.

3. Оценка кредитоспособности клиентов

Перед тем как предоставить кредит, важно оценить кредитоспособность клиента, чтобы минимизировать риск возникновения проблем с оплатой. Так, перед подписанием контракта с новым клиентом можно запросить у него бухгалтерскую отчёность и проанализировать его финансовое состояние и кредитную историю.

Совет эксперта

Всегда проводите оценку кредитоспособности, особенно для новых клиентов. Используйте внешние источники информации, такие как кредитные рейтинги, и запрашивайте у клиента финансовую отчётность, чтобы получить полную картину.

4. Установление чётких сроков оплаты и дисциплины взыскания

Установленные сроки оплаты и строгая дисциплина взыскания — ключевые элементы контроля дебиторской задолженности. Обычно схема выглядит так: в компании устанавливают стандартные сроки оплаты в 30 дней. Если оплата не поступает в срок, уже на следующий день после просрочки клиент получает напоминание по электронной почте. Через неделю — телефонный звонок, а спустя 30 дней — официальное письмо с уведомлением о возможных санкциях.

Совет эксперта

Будьте последовательны в своем подходе к взысканию долгов. Не допускайте, чтобы клиенты привыкают к тому, что можно задерживать оплату без последствий.

5. Внедрение системы скидок за досрочную оплату

Предоставление скидок за досрочную оплату может стимулировать клиентов платить вовремя или даже раньше. Например, в организации могут предложить клиентам скидку в 2% на сумму счёта, если оплата произведена в течение 10 дней с момента выставления счета, вместо стандартных 30 дней. Это снижает риск возникновения дебиторской задолженности и улучшает денежный поток.

Совет эксперта

Рассмотрите возможность внедрения скидок за досрочную оплату. Это может быть эффективным инструментом для ускорения поступлений денежных средств.