Финансист рассказал, как управлять деньгами, но не мешать бизнесу

Финансист в компании часто оказывается в неудобной роли: с одной стороны, он должен контролировать расходы, с другой — не мешать бизнесу работать. Если перегнуть с контролем, отделы начнут жаловаться, что «финансовый блок только тормозит процессы». Если ослабить, можно потерять деньги из-за хаотичных трат.

Где баланс? Как выстроить эффективную систему контроля, при этом не став «финансовым цербером»? В этом материале эксперт сервиса «Финансист» разобрал четыре ключевых подхода, которые помогут держать ситуацию под контролем и при этом не мешать коллегам делать свою работу.

Установите чёткие правила и автоматизируйте контроль

Чем больше в компании ручных согласований, тем выше риск, что финансист станет узким «бутылочным горлышком» в процессах. Вместо постоянного надзора можно внедрить чёткие лимиты и автоматизированные системы контроля. Здесь могут помочь три стратегии.

✔ Бюджеты по подразделениям — если в отделе есть свой лимит на расходы, он сам несёт ответственность за его соблюдение.

✔ Система согласования платежей — вместо ручных проверок можно настроить автоматическое одобрение расходов в рамках утвержденных бюджетов

.✔ Прозрачная методика расчёта KPI — чтобы финансисты могли анализировать эффективность подразделений без постоянных вопросов к ним.

Разберём на примере. Если в отделе маркетинга знают, что у него есть полмиллиона рублей на продвижение, команда сама решает, куда их вложить. Финансисты проверяют не каждую трату, а соблюдение общего бюджета и его эффективность.

Дайте доступ к цифрам, но без перегруза

Часто сотрудники не понимают, почему им отказывают в дополнительных расходах. Из-за этого финансисты получают репутацию «вечно недовольных». В «Финансисте» предлагают решение — сделать финансы более прозрачными для ключевых отделов. Когда руководители понимают, как их траты влияют на финансовое состояние компании, они начнут сами искать пути оптимизации. Помочь могут три инструмента.

✔ Дашборды для руководителей — короткие отчёты с ключевыми метриками: выручка, прибыль, расходы, ликвидность.

✔ Прогнозирование денежных потоков — если сотрудники видят, что в ближайший месяц ожидается кассовый разрыв, они сами начнут разумнее подходить к тратам.

✔ Регулярные встречи по финансам — без сложных терминов, но с реальными цифрами: что сейчас происходит и к чему это приведёт.

Не запрещайте, а предлагайте альтернативы

Одна из частых ошибок — жёсткий запрет расходов без объяснений. Например, «нет денег на новый софт», «не будем повышать зарплаты». В результате сотрудники воспринимают финансистов как тормоз развития. Вместо запретов лучше предлагать разумные альтернативы.

✔ Совместный поиск решений. Например если маркетинг хочет новый инструмент за 200 тысяч, можно предложить аналогичный, но дешевле.

✔ Приоритизация расходов — не «нет, потому что нет», а «лучше вложим в то, что принесёт больше пользы».

✔ Гибкие бюджеты — если появляются новые идеи, их можно финансировать за счёт перераспределения ресурсов, а не сразу отклонять.

Контролируйте не каждую цифру, а итоговую эффективность

Главная ошибка финансистов — пытаться контролировать каждую мелочь. Это приводит к перегрузу, замедляет бизнес-процессы и вызывает раздражение у коллег. Вместо этого важно сосредоточиться на ключевых показателях, которые реально влияют на финансовое здоровье компании.

✔ Контроль за рентабельностью и оборачиваемостью средств — главное, чтобы деньги работали эффективно, а не то, на что их тратят.

✔ Анализ возврата инвестиций (ROI) – если расходы дают результат, значит, они оправданы.

✔ Принцип «разумного контроля» — вмешиваться только в случае отклонений, а не на каждом шаге.

сопротивление.