Финансовый директор поделился рекомендациями, как оптимизировать планёрки

Многие компании теряют время и деньги из-за непродуктивных совещаний. Длинные разговоры без результата или встречи ради встреч — привычная проблема. Однако правильно организованная планёрка способна стать мощным инструментом для управления задачами и командой. О том, как провести эффективную встречу, рассказал эксперт сервиса «Финансист».

1. Чёткая цель

Перед тем как назначить планёрку, задайте себе вопрос: зачем она нужна? Если цель можно достичь письмом или коротким звонком, отмените собрание. Каждая встреча должна иметь конкретный результат — например, согласовать действия, принять решение или распределить задачи.

2. Подготовленный план

Всегда составляйте повестку дня. Укажите темы, время на обсуждение каждой из них и цель. Разошлите её участникам заранее, чтобы все успели подготовиться. Без плана планёрка превращается в хаос.

3. Тайминг — наше всё

Оптимальное время для планёрки — 15–30 минут. Длинные встречи снижают концентрацию. Используйте таймеры или инструменты вроде Google Calendar, чтобы напоминать участникам о регламенте.

4. Только нужные участники

Зовите только тех, кто реально влияет на обсуждаемые вопросы. Остальным достаточно отчёта по итогам. Лишние люди на встрече — это потеря рабочего времени.

5. Цифровые инструменты

Если у вас распределённая команда или вы хотите упростить управление, попробуйте такие инструменты:

• Trello или Asana — для фиксации задач;

• Miro — для визуализации идей;

• Zoom или Microsoft Teams — для онлайн-совещаний с функцией записи, чтобы никто не пропустил важное;

• Google Docs — для совместного ведения заметок в режиме реального времени.

6. Зафиксированные итоги

Каждая планёрка должна завершаться конкретным результатом. В «Финансите» рекомендуют чётко прописать:

• кто отвечает за выполнение задач;

• какие сроки установлены;

• как и кем будут проверяться результаты.

7. Регулярность и формат

Для рутинных задач можно проводить ежедневные пятиминутные стендапы: участники встают и коротко рассказывают о своих планах. Для стратегических вопросов — ежемесячные встречи с обсуждением результатов.

Практика

На практике хорошо работает подход «канбан-планёрок». Используйте доску задач, где видно, что сделано, что в работе, а что заблокировано. Это позволяет сразу находить узкие места и перераспределять ресурсы. Ещё один приём — круг вопросов: каждый отвечает только на три вещи — что сделано, что будет сделано, где нужна помощь.

Подытожим

Эффективные планёрки — это не про долгие разговоры, а про ясность, структуру и результат. Если цель не достигается за 30 минут, вероятно, планёрке не хватает подготовки или фокуса. А с правильным подходом такие встречи могут стать настоящим двигателем успеха для вашего бизнеса.