Как анализировать и улучшать процессы с помощью Канбана

Канбан — это способ наглядно увидеть процесс работы. Он помогает понять, где скапливаются задачи, кто перегружен, а где наоборот — простой. Визуализация и анализ позволяют не просто управлять задачами, а делать работу команды быстрее и предсказуемее.

Что такое Канбан

Классическая Канбан-доска состоит из колонок, отражающих этапы работы. Например:

• Запланировано

• В работе

• На проверке

• Готово

Каждая задача — это карточка. Она переходит из колонки в колонку по мере выполнения. Суть Канбана — минимальные правила, максимум наглядности. Подходит и для разработки, и для маркетинга, и для операционных команд.

Почему визуализация — это уже половина анализа

Допустим, в работе сразу 30 задач, из них 15 «зависли» на этапе проверки. Один взгляд на Канбан — и понятно: проверка не справляется. Возможно, нужно перераспределить ресурсы или упростить требования.

Без визуализации это не прозрачно: задачи где-то в списке, статус неочевиден.

Какие метрики отслеживать

1. Lead Time — общее время выполнения задачи

Считается с момента попадания задачи в «Запланировано» до «Готово». Это ключевой показатель. Если он растет — где-то затык.

Пример: раньше задача проходила путь за 4 дня, сейчас — за 8. Нужно искать, где тормозит.

2. Cycle Time — время выполнения с момента начала работы

Позволяет понять, сколько реально уходит на выполнение, без учета ожидания. Удобно для сравнения похожих задач.

3. WIP (Work in Progress) — количество задач в работе

Если задач слишком много, они мешают друг другу. Это замедляет работу всей команды. Ограничение WIP — одно из главных правил Канбана.

Пример: если у разработчика 5 задач в параллели — он медленно двигает каждую. Дайте 1–2 — он быстрее завершит и возьмёт следующую.

4. Количество блокеров

Важно отслеживать, сколько задач остановились из-за внешних причин: ожидание ответа, неполное описание, баг в другой системе. Это сигнал для улучшения процессов.

Как находить проблемы

Анализ начинается с простых наблюдений:

• Где скапливаются задачи?

• Какие этапы тормозят?

  Кто чаще всего работает с блокерами?

• Есть ли повторяющиеся причины задержек?

Дальше подключаются цифры. Визуализация + метрики = ясная картина.

Пример: команда маркетинга увидела, что задачи по лендингам висят по 10 дней на согласовании. Решили упростить шаблон согласования и назначили одного ответственного — время сократилось вдвое.

Что делать с результатами анализа

Анализ без действий — пустая трата времени. Важно:

• Обсуждать проблемы на ретроспективах.

• Выдвигать гипотезы: если мы сделаем Х, станет лучше.

• Проверять: внедрили — замерили — сравнили.

• Повторять этот алгоритм раз за разом.

Так вы запускаете постоянное улучшение процесса.

Где все это делать

Понятно, что ручками в Excel или на стене — неудобно. Поэтому большинство команд работают в сервисах.

Один из таких — Кайтен. Это онлайн-доска с Канбаном, где можно отслеживать метрики, ограничивать WIP, выделять блокеры и анализировать узкие места. Подходит для ИТ, продуктовых и бизнес-команд. Помогает видеть не просто задачи, а весь процесс целиком.

Вывод

Канбан — не просто способ организовать задачи. Это инструмент анализа и роста. Если правильно его использовать — команда работает быстрее, стабильнее и спокойнее. Главное — не просто двигать карточки, а смотреть, что стоит за этими движениями. И делать выводы.