Особенности уничтожения документов с истекшим сроком хранения

С документами связана вся жизнь человека. Даже если речь идет об обычной квартире, здесь все равно можно найти, например, квитанции об оплате счетов, договоры с банком и прочее. А о работе и говорить нечего: в офисах и в госучреждениях вся деятельность построена на документации. Поэтому уничтожение документов с истекшими сроками хранения проводится в обязательном порядке. Это касается абсолютно всех бумаг: и административных, и хозяйственных, и бухгалтерских, и кадровых.

Обычный человек может легко избавиться от ненужной документации. Ему достаточно просто сделать уборку и вынести мусор. Даже если он по ошибке выбросит что-то важное, то это нестрашно: сейчас можно восстановить все, что угодно. А вот к корпоративным документам и к их уничтожению предъявляются особые требования и компания обязана их соблюдать. Нельзя их просто так взять и выбросить, потому что в них содержится конфиденциальная информация, кроме того, у каждой бумаги есть свой срок хранения.

Основные правила уничтожения офисных документов

Следует помнить несколько моментов:

• проведение экспертной комиссии. Ее члены проводит проверку деловых бумаг и если их срок действия истек, то заверяют это специальным актом. В нем подробно описывается содержание и назначение каждого документа и причины, по которым его разрешено уничтожить;
• физическая ликвидация. Для этого составляется отдельный акт.

Именно по причине длительности подобных процедур многие руководители компаний предпочитают создать электронный архив документов, в нем можно хранить все и при этом офис не будет завален ненужной документацией. Это касается и приказов, и распоряжений, и оформления кадровых перестановок, и бухгалтерских отчетов, и всего остального.

Как уничтожают деловые бумаги с истекшим сроком хранения

Для этого используются специальный инструмент – офисный шредер. Документация помещается внутрь него, после чего от нее остаются только мелкие кусочки. Впрочем, некоторые компании предпочитают иной вариант избавления от просроченных бумаг, например, сдают их на утилизацию или сжигают (законом это не запрещено, но нужно соблюдать технику безопасности). Есть и нейтральный вариант: обратиться в организацию, которая занимается ликвидацией документации. Ее сотрудники приедут и организуют вывоз документов из офиса и их последующее уничтожение.

На сайте https://www.archiv.ru/useful/metody-unichtozheniya-dokumentov/ вы сможете ознакомиться с информацией о том, какие документы надо уничтожать и какие методы для этого используют.